Bij de start van elke samenwerking worden wij als boekhouder toegevoegd aan de administratie. Vaak doen wij dit zelf ter plekke, maar soms wordt dit pas later gedaan. Als we het later pas doen, schrijven we vaak een uitgebreide handleiding in een e-mail. Maar waarom zouden we dat niet online zetten? Dit is een stuk overzichtelijker en makkelijker. Daarnaast helpen we hier andere ondernemers mee die zelf een ander soort gebruiker willen toevoegen (bijvoorbeeld een medewerker) aan hun Moneybird administratie. Daarom kort en bondig een instructie over hoe je een extra gebruiker (zoals een boekhouder) kunt toevoegen.
Inhoudsopgave
Handleiding toevoegen medewerker in Moneybird
- Log in bij Moneybird
- Ga naar het tandwiel-icoon rechtsboven in het scherm
- Kies vervolgens voor "Administratie-instellingen"
- Selecteer het blokje "Gebruikers"
- Vervolgens zie je een opvallende groene knop met "Gebruiker uitnodigen"
- Je kunt nu kiezen uit Medewerker, Eigenaar en Boekhouder (zie volgende alinea voor de verschillen)
- In het geval dat je jouw boekhouder wilt toevoegen: Klik op "boekhouder" en geef de juiste gegevens op. In ons geval vragen wij daar de naam "JACO Administratie & Advies" en het e-mailadres "[email protected]" te gebruiken.
- De persoon die je uitgenodigd hebt, krijgt nu een e-mail met de uitnodiging die hij/zij tijdig dient te accepteren en vanaf dat moment heeft deze persoon toegang tot jouw administratie.
Wat is het verschil tussen de rollen medewerker, boekhouder en eigenaar?
Er zijn drie verschillende soorten rollen in Moneybird, namelijk: Medewerker, Boekhouder en Eigenaar. Wij zullen in het kort beschrijven wat de verschillen zijn tussen deze drie gebruikersrollen.
Medewerker
Bij een medewerker zijn de rechten het meest gedetailleerd te selecteren. De medewerker kan rechten krijgen tot alle informatie, maar er kunnen ook zaken afgeschermd worden zoals instellingen. Een medewerker heeft toegang tot de rapporten. Wij raden aan om een medewerker geen toegang te verlenen tot de instellingen.
Boekhouder
Een boekhouder heeft rechten om alle gegevens in te zien, maar heeft niet alle rechten in 'instellingen'. Oftewel, je boekhouder kan veel voor je regelen, maar bijvoorbeeld het wijzigen van je abonnement kan een boekhouder niet.
Eigenaar
Als eigenaar kun je alles in een administratie waaronder het wijzigen van het abonnement en het opvoeren van gebruikers.
Waarom lukt het mij niet?
Ben je wel ingelogd als eigenaar van de administratie?
Als je niet bent ingelogd in Moneybird als eigenaar van de administratie mag je ook geen gebruikers toevoegen.
De gebruiker heeft geen e-mail met de uitnodiging ontvangen?
Check eerst de spam-mail en controleer in Moneybird of het ingevoerde e-mailadres correct is.
Mocht je nog vragen hebben over bovenstaande, neem dan contact met ons op. Wij zullen daar waar nodig het artikel uitbreiden.